Kurumsal bir yapının parçasıysanız gün içerisinde sıkça mail atıp yanıtlamanız gerekebilir. İşlerinizi aksatmadan yapacağınız bu rutinde iletişim önemlidir. Temsil ettiğiniz kurumun, şirketin ya da firmanın, sonuçta iş yaptığınız bir markanın iletişimini sağlamaktasınız ve bunun için iyi bir imaj çizmeniz gerekir. Profesyonel görüntünüz açısından maili yanıtlama şekliniz çok önemlidir. Profesyonel e posta imzası yaratmak, mailin sonuna ekleyeceğiniz unvanları, iletişim bilgilerini, fotoğrafları ya da marka logolarını yerleştirmek, alanınızla ilgili yerlere yönlendirecek linkler eklemek faydanıza olacaktır. Harika bir kurumsal e postasına sahip olmak, iletişimde olduğunuz kişilerin dikkatini çeker ve daha profesyonel bir görüntü çizmesine olanak sağlar. Bu nedenle e posta imzanızı oluştururken dikkat etmeniz gereken bazı noktalar olabilir. E posta pazarlama kampanyalarınızın kalitesini artıracak küçük ama önemli bu detayı atlamamanız gerekir.
Profesyonel bir e posta imzası, kişisel ve iş iletişiminizde düzenli, güvenilir ve profesyonel bir izlenim bırakmanıza yardımcı olabilir. Öncelikle e posta imzanızda adınız- soyadınız, pozisyonunuz veya unvanınızla yer almalıdır. Bir alt satırda şirketiniz adı yer alabilir. Şirket logosunu eklemek görüntü olarak güzel ve etkileyici olacaktır. Şirketteki numaranızı, şirketin kendi web sitesini, size ulaşabilecekleri maili ya da şirket mailini ekleyebilirsiniz. Bunlar birkaç taneyse yan yana veya alt alta sıralayabilir, iletişimde olduğunuz kişilere hızlıca iletebilirsiniz. Sosyal medya profillerinizi ya da kurumunuzun sosyal medya linklerini/ hesaplarını e posta imzanızda bulundurabilirsiniz. Bunlar üzerinden e posta istemcisine veya hizmetine bağlı olarak HTML veya metin formatında bir imza oluşturabilirsiniz. Sadece masaüstü bilgisayarlarda, laptoplarda değil e posta imzanızın mobil cihazlarda da düzgün görüntülendiğinden emin olun. Uygunsuz ve profesyonel gözükmeyen, taraflı ifadelerden kaçınmanız önemlidir. Bu nedenle politik veya dini ifadelerden kaçının. İmza, sadece iş ve profesyonel iletişimle ilgili bilgilere odaklanmalıdır.
Profesyonel e posta imzası nedir ve neden önemlidir?
E-posta imzası, en yalın tabirle gönderilen ve alınan e postaların en alt bölümünde yer alan, kullanıcıların kişiselleştirebildiği, görseller ekleyebildiği sabit bir metindir. E-posta imzasının yer aldığı kısımda, şirketler ya da kişiler, kendisiyle ilgili hangi bilgileri öne çıkarmak istiyorsa, karşıdaki kişiye nasıl bir imaj çizmek istiyor ve neyin karşı tarafı ilgilendireceğini düşünüyorsa o bilgilere yer verir.
E-posta imzasını daha iyi kavramak için kartvizitlere benzetebiliriz. Bunlar, kurumsal kimlik temalı bir yazı dizinidir diyebilir. E-posta imzası için kartvizit benzemesi uygun olabilir çünkü aşağı yukarı burada yer vereceğiniz bilgilerle içerik olarak aynı olacaktır. Mailin sonuna eklediğimiz kartvizitler gibi düşünebiliriz. Kartvizitin, mail sonlarında dijitalleştirilmiş halleri diye de tanımlayabiliriz.
E-posta imzası olarak adlandırılan ve e postanın altında yer alan bu metin, kutucuk ya da görsel göndermiş olduğunuz her mailde otomatik olarak yer alacak şekilde ayarlanabilir. Yani her mail gönderiminde tekrar tekrar hazırlamanıza gerek kalmaz. Hazırladığınız tek bir tasarımla otomatik olarak mail gönderimlerinizde yer alacaktır. Güncellemek istediğinizde güncelleyebilir, silmek veya kaldırmak istediğinizde kaldırabilirsiniz. Dilerseniz otomatik olarak paylaşmadan gerekli gördüğünüz maillere de ekleyebilirsiniz.
E-posta imzası olmadan gönderilen mailler, imzasız, isimsiz gönderilen mektuplara benzer. E-posta imzası, kurumsal bir görüntü ve markalaşma hedefi adına önemlidir. Her şirketin sahip olması gereken bir unsurdur. Bir başka ifadeyle e posta imzası/ e-mail imzası kurumsallığın bir gereği ve marka öneminin göstergesidir.
E-posta imzası, şirkete bağlı bir çalışan olduğunuzu gösterir. O kurum nezdinde yahut o kurumu/ şirketi temsil ettiğiniz bir iletişim kurduğunuzu belirtir ve bunu kanıtlar. Adeta bir kartvizittir. Kendinizi o kurumun çatısı altında çalışan bir kişi olarak tanıtmanız anlamına gelir. Dijitaldeki kimliğinizdir. Burada e-mail gönderdiğiniz kişi ya da kuruma karşı kendinizi tanıtmanızı sağlayan bilgiler yer alır. E-posta imzasında yer alması gereken temel elementlere gelin birlikte bakalım…
Profesyonel e posta imzasının temel elementleri nedir?
E-posta imzası, e-mail gönderdiğiniz kişiye kendinizi tanıtır. Kurumsal bir mail attığınız zaman profesyonel gözükmeniz adına burada birtakım bilgilerin yer alması önemlidir. Bunlar arasında ad- soyad, unvan, iletişim bilgileri, sosyal profil ikonları, ilgili web sitelerin linkleri, logo ve fotoğraf gibi içeriklere yer verilebilir.
-Ad, soyad
E-posta imzası için ilk olarak adınızı ve sonra soyadınızı kullanarak başlayın. Mail atacağınız karşı tarafa kim olduğunuzu açıklamanız gerekir. İsimsiz şekilde gönderilen mailler çoğu zaman dikkate alınmayacaktır.
-Unvan
Ad ve soyadınızın başına, şirketteki pozisyonunuzu, karşı tarafa belirtmek adına eklemiş olmalısınız. Örneğin, Proje Yöneticisi, Pazarlama Uzmanı gibi…
-İletişim Bilgileri
Telefon numaranızı ve e posta adresinizi, e posta imzanıza ekleyebilirsiniz. İş telefonunuzun veya kurumsal cep telefonunuzun numarasını eklemelisiniz. Aynı zamanda size hızlıca ulaşmaları adına mailinizi imzaya ekleyebilirsiniz.
-Sosyal profil ikonları
Şirketinizin web sitesinin URL’sini ekleyebilirsiniz. İsteğe bağlı olarak varsa Facebook, LinkedIn, Twitter veya diğer sosyal medya profillerinizin ikonlarını ekleyebilirsiniz.
-CTA
CTA’nın açılımı “call to action”dır. E-posta tıklanmasının artmasına yardımcı olacak en etkili yöntemlerden biridir. Pazarlamacılar için hazırlanan mesajlara yanıtlar almak mühimdir. CTA, e postanın son kısmında yer alan ve etkileyici ifadelerden oluşan bir e posta imza bölümüdür. Basit ve etkilidir. Bu tarz ifadeler müşterileri doğru kaynağa yönlendirir. Nereye tıklayacaklarını gösterir böylece harekete geçmelerini sağlar. E-posta pazarlamasında sıklıkla tercih edilen bir yöntemdir. Dijital pazarlamada e postalar en çok kullanılan etkili araçlardandır. E-posta kampanyası oluşturduğunuzda karşı tarafı harekete geçiren mesajlarınızla müşterilerinizin dikkatini çekebilirsiniz. Böylece, hazırladığınız kampanyalara ekleyeceğiniz bağlantılar, markanız hakkında daha fazla bilgi sağlayacak ve satın alma için teşvik edecektir. CTA, müşteriye daha iyi bir kullanıcı deneyimi sunarken satışlarınızdan istediğiniz sonucu almanıza yardımcı olur. E-postaya CTA eklemenin tıklanmaları %371 oranında ve satışları ise %1617 oranında arttırdığı istatistiki olarak kanıtlanmıştır.
-İlgili web site bağlantıları
E-posta imzanızda çalıştığınız kurumun, şirketin, firmanın web sitesine yer vermek markanız hakkınızda daha fazla bilgi sunacaktır.
-Logo ya da fotoğraf
Şirketinize ait bir logo ya da fotoğraf kullanmak, markalaşma hedefiniz doğrultusunda kalıcı bir imaj bırakacaktır.
HEMEN BAŞLA!
