Otomatik e-posta yanıtları, önceden tanımlanmış mesajların otomatik olarak gönderildiği e-posta sistemlerine denmektedir. Bu yanıtlar kullanıcının manuel müdahalesi olmaksızın anında ve sistematik bir şekilde iletilen e-postalardır. Otomatik e-posta yanıtları genellikle müşteri hizmetlerinde, pazarlama süreçlerinde ya da bireysel iletişimlerde sıklıkla kullanılmaktadır. Hedefleri ise hızlı bir şekilde karşı tarafa bilgi sağlamak, sorularını yanıtlamak, takipçiyi ya da kullanıcıyı bilgilendirmek ya da belli bir aksiyon için yönlendirmektir. Takipçi ya da kullanıcı da gelen otomatik e-posta yanıtına göre bir aksiyon alır.
Otomatik e-posta yanıtları, bir kullanıcının aldığı aksiyon karşısında devreye girer. Örneğin bir kullanıcı web sitenizde yer alan bir formu doldurduğunda, sitenize ya da bülteninize abone olduğunda otomatik olarak “Hoş geldin” ya da onay e-postası iletebilir. Bir e-ticaret sitesinde alışveriş yaptığınızda, sepetinize ürün eklediğinizde işlemi tamamlamadan çıkarsanız otomatik olarak “sepetinizde ürün unuttunuz” gibi hatırlatmalar yapabilir. Eğer bir ürün tükendiğinde “geldiğinde haber ver” gibi bir hizmeti kullandığınızda size “talebiniz alındı” ya da ürün geldiğinde “ürün saışta” gibi bildirimler gönderebilir. Özellikle doğum günlerinizde sizin doğum gününüzü kutlamak için mesajlar gönderebilir. Bu mesajlar doğum gününüze özel kampanyalar içerebilir.
Bu tür e-postalar en çok “Hoş geldiniz” e-postalarında kullanılır. Bir kullanıcı bir bültene, hizmete ya da siteye kaydolduğunda kullanıcıyla ilk kez iletişime geçmiş olan şirket iyi bir izlenim bırakmak istediği için kendisine sunulacak fırsatlardan bahseder, markasını tanıtır ve onların sadakatini kazanmak için çeşitli avantajlar sunabilir. Belli bir etkinlikten ya da kampanyalardan kullanıcı haberdar edilebilir. Eğer üye olduğunuz e-posta sistemi ürün satan bir siteyse örneğin bir ürünü sepette unuttuğunuza dair hatırlatma yapabilirken eğer blog tarzı içerik üreten bir siteyse yeni içerik iletimlerini bu e-postalar vasıtasıyla gönderebilir.
Otomatik e-posta yanıtları, hızlı ve etkili iletişim kurmaya olanak tanır. Hem işletmelere, şirketlere ya da markaya hem de bireysel kullanıcıya önemli avantajlar sunar. Bu e-postalar sayesinde sürekli temas halinde olunur ve daha kişiselleştirilmiş deneyimler yaratılır. Hem kitle büyütülür hem de müşteri memnuniyeti artırılmış olunur. Uzun vadeli ilişkiler kurmaya yani müşteri sadakatine yardımcı olur.
Otomatik e-posta Yanıtlarında Yaygın Hatalar Nelerdir?
Otomatik e-posta yanıtları, işletmelerin ev bireylerin verimli bir şekilde iletişim kurmasını sağlar. Doğru bir şekilde yapılandırılmadığında kullanıcı deneyimi olumsuz etkilenecektir. Marka imajınıza zarar verecek etkiler söz konusu olabilir.
Otomatik e-postaların en önemli tarafı kişiselleştirmedir. Otomatik yanıtlar, kullanıcılarla daha etkili bir bağ kurmasını sağlamaktadır. Kişiselleştirmede yapılacak eksik ya da yanlışlık, kullanıcıların ilgisinin kaybına sebep olur. Kişisel dokunuşlardan ziyade soğuk ve ilgisiz görünmeye neden olacak genel mesajlardan da uzak durulmalıdır. Yine yanlış kişiselleştirme yani isim ya da soyismi yanlış yazma gibi durumlar güven kaybına yol açabilir.
Otomatik yanıtların zamanlaması çok önemlidir. Başarılı bir e-posta stratejisinde kritik bir öneme sahiptir. Yanlış zamanlamada gönderilen mesajlar, takipçilerin dikkatini kaybetmesine ve mesajın etkisiz kalmasına yol açacaktır. Çok geç gönderilen mailler buna örnek olabilir. Mesajlar anlık olarak iletilebiliyor olmalıdır. Böylece kullanıcı hizmet deneyimini hızlı ve tatmin edici bir şekilde almış olur. Gece geç saatlerde ya da sabah erken saatlerde kullanıcıya gönderilen e-postalar da rahatsızlık yaratabilir.
Çok sık gönderim yapmak yine sık yapılan hatalardan biridir. Takipçilere aşırı yüklenmek ya da tekrarlanan mesajlar atmak, onları bunaltıp kullanıcıların abonelikten çıkmalarına neden olabilir.
Otomatik e-posta Yanıtlarının Avantajları Nelerdir?
Otomatik e-posta yanıtlarının birçok avantajı bulunur. Öncelikle size zaman tasarrufu sağlar. Kullanıcı tarafı manuel olarak yazılacak bir yanıtı beklenmek zorunda kalmaz, şirket tarafı ise her kullanıcıya tek tek cevap verme gibi bir durumdan kurtulmuş olur. Hızlı yanıt sağlama imkanı sunan bu sistemle çok daha büyük kitlelerde hızlıca iletişim kurulabilmektedir.
Otomatik yanıtlar, kullanıcıların adları, ilgi alanları, alışveriş alışkanlıkları gibi kişisel bilgilerle kişiselleştirilebildiğinden müşteri deneyimine yönelik kişiselleştirilmiş mailler gönderir. Böylece marka, müşteriyle daha güçlü bir bağ kurar. Aynı zamanda düzenli bir iletişim kurulmuş olur. Aboneler ya da kullanıcılar, otomatik yanıtlarla haftalık güncellemeler ya da öneriler alabilmektedir. Sıkı bir takip sistemi de müşteri memnuniyeti demektir. Kendilerini değerli hissetmelerini sağlar. Otomatik yanıtlarla manuel hatalar azaltılır. Bu yanıtlar belli bir kurala dayalı olarak aynı şekilde kullanıcılara gönderildiğinden, insan hatası riski minimum düzeye iner.
Etkili Otomatik e-posta Yanıtı Nasıl Oluşturulur?
Etkili bir otomatik e-posta yanıtı oluşturmak hem kullanıcıların ihtiyaçlarını karşılamak hem de marka hedeflerine ulaşmak için önemli stratejiler barındırır. Öncelikle bu yanıtın iyi yapılandırılmış olması gerekir. Böylece müşteri memnuniyeti artacak, markaya geri dönüşüm oranları yükselebilecek ve marka bağlılığı güçlenebilecektir.
Bunun için hedef kitlesi iyi tanınmalıdır. Yaş, cinsiyet, demografik bilgiler gibi bir veri analizine sahip olmak önemlidir. Örneğin daha genç bir kitleye hitap ediliyorsa daha dinamik ve enerjik bir dil kullanılabilir.
Kullanıcıların web sitenizde geçirdiği eylemlere göre otomatik e-postalar gönderilebilir. Bir ürün satın alındığında, abone olunduğunda farklı içeriklerde otomatik e-postalar hazırlanmalıdır.
Kişiselleştirme çok önemlidir. İletişimde olduğunuz kullanıcıya doğrudan hitap etmek adına onun ne istediğini iyi biliyor olmak gerekir. Bunun için mesajlarınızda isim kullanabilir, ona alışveriş geçmişine ya da etkinlik geçmişine bağlı olarak farklı ürünler önerilebilir.
İlgi çekici konu satırları, ilgi çekici başlıklar, kısa ve net yanıtlar etkili bir e-posta yanıtı için önemlidir. Zamanlama konusu da dikkat edilmesi gereken bir noktadır. Otomatik e-postalar doğru zaman dilimlerinde gönderilmelidir.
HEMEN BAŞLA!
