Yapılan bir araştırmaya göre dünyada günlük olarak sadece 2019’da 293,6 milyar mail gönderilip alınıyor. Bu rakamın 2023’te 347,3 milyara çıktığı söylenebilir. Kurumsal bir çalışanın günde yaklaşık 121 e-posta aldığı ve gönderdiği varsayılıyor. Tüm bu istatistikler, alıcının dikkatini çekmek için ciddi bir rekabet gibi gözüküyor. Onlarca mail arasından gündelik hayatın koşturmasında çoğu gözümüzden kaçabiliyor. Açıkçası tüm bu istatistikler ise maili gönderdiğiniz hedef kitlenizin, müşteri potansiyeliniz dikkatini çekmek içindir ve bunun için markalar ciddi rekabet içerisindedirler. Sizin de kurumsal maillerde ciddi, güvenilir, saygın bir çizgi etrafında hazırlayacağınız mail dikkat çekici özelliğini korumasıyla da daha çok tıklanır hale gelebilir. Kurumsal bir mail her şeyden önce profesyonel bir iletişimdir. Bu sebeple konu ve alıcıların doğru girilmiş olması, doğru hitaplar, imlalar mailin hazırlanmasında önem arz eden noktalardır.
Kurumsal Mail Nedir?
Kurumsal mail, kurumlar arasındaki profesyonel, resmi maillerdir diyebiliriz. Profesyonel yazışmalardan oluşan bir mail türüdür. Normal maillerde belki de daha öznel davranabilirken burada tamamen iş yaşantımızın bir parçası olduğunu unutmamamız gerekir.
Kurumsal mailler işletmenin, kurumun y ada kuruluşun profesyonel iletişim ihtiyaçlarını karşılamak için kullandıkları elektronik iletişim araçlarıdır. Kurumsal e-postalar genellikle şirket adına gönderilir. Şirket içi veya şirketler arası yazışmalar kurumsal mail kapsamına girer. İşle ilgili konuları ele almaktadır. Kurumsal mailler, işletmenin iç ve dış iletişiminde kullanılabilir. Çeşitli iş birlikleri, kampanyalar, bilgilendirme mesajları, ortaklıklar, projeler üzerine iletişim zemini hazırlar.
Kurumsal Mail Nasıl Hazırlanır?
Kurumsal mailler, profesyonel yazışmalar oldukları için her ayrıntısına dikkat edilmelidir. İyi bir kurumsal e-posta, markanın güvenilir ve iş bilir tarafını da öne çıkarıp imajını kuvvetlendirecektir. Maili kompozisyon gibi düşünürsek, başlıklığımız maillerin başında yer alan “konu başlığı” kısmıdır. Konu başlığı kısmı konu satırı olarak da geçer. E-postanın ne hakkında olduğunun ön izlemesidir diyebiliriz. Bu satır oldukça açıklayıcı ve net olmalıdır. Birkaç kelimeyle mailinizin özetini içerebilmelidir. Alıcılarınıza vermek istediğiniz mesajın neyle ilgili olduğunu kısaca bahsettiğiniz kısımdır. Bu noktada e-postanızın tıklanma ihtimali oldukça yükselecektir. Konu satırınızı dikkat çekici hale getirmeniz gerekmektedir. Yapılan araştırmalara göre her üç alıcıdan biri, konu satırı kısmını ilgi çekici bulduğu için e-postaları açmaktadır. İnsanların %70’i konu satırına göre tercih yapmaktadır. Bu sebeple hazırladığınız maillerin konu satırlarını kısa ev vurucu şekilde seçmelisiniz.
Hitap ettiğiniz kişilere en uygun hitap yöntemini belirlemelisiniz. Sonrasında karşı taraf sizi tanımıyorsa kendinizi tanıtmalısınız. Maili göndereceğiniz kişinin sizi tanımaması, hatırlamaması gibi ihtimaller söz konusuysa mutlaka kendinizden işinizden, pozisyonunuzdan, nasıl tanıştığınızdan, sizi kimin tanıştırdığından ya da diğer ilgili ayrıntılardan bahsetmelisiniz. Sizi tanıyan birine mail gönderiyorsanız bu ayrıntılar girmenize gerek yoktur. Yine iş arkadaşlarınıza mail atarken de bu kısmı atlayabilirsiniz.
Gövde metni yazarken dikkat etmeniz gereken noktalardan biri maili çok uzun tutmamanız gerektiğidir. Unutmayın ki mail ne kadar uzun olursa cevaplanma süresi de o kadar geç olabilir. Karşı tarafa vermek istediğiniz mesajı genel hatlarıyla giriş, gelişme ve sonuç halinde yazmalısınız. Gereksiz ayrıntılardan sıyrılmanız, maili oldukça net ve anlaşılır bir dille yazmanız gerekmektedir.
Gövde metinden sonra mailinizin kapanışını yaparken alıcıyı mutlaka harekete geçirecek bir söz, cümle eklemeyi unutmayın. Cevaplanması gereken ve atlanmaması gereken noktaların altını burada tekrar çizebilirsiniz.
Kurumsal maillerde e-posta imzası önemli bir noktadır. Bu kısmı es geçmemeniz gerekir.
Kurumsal Mail Hazırlarken Nasıl bir Dil Kullanmak Gerekir?
Kurumsal mailler iş hayatınızda yansıtacağınız kimliğinizin bir parçasıdır. Bu nedenle maillerde yapacağınız hata doğrudan profesyonelliğinizle ölçülebilir. Bu sebeple kaçınmanız gereken, sizi amatör göstermeyecek bazı noktalar vardır. Örneğin kurumsal mail hazırlarken çok samimi bir dil kullanmaktan kaçınmalısınız. Bu samimi kelimeleri sadece aile ve yakın çevreniz için kullanırken kurumsal maillerde sınırlara sahip olmanız size artı katacaktır. Kısaltmalar kullanmak e-postanıza zaman ayırmadığınız, ayırmak istemediğiniz anlamına geleceği için özensiz bir imaj çizebilir. Bu nedenle kısaltmalardan olabildiğince uzak durmalısınız. Saygılarımla gibi bir kapanış kelimesi çok resmi olabilir. Bunu sadece kamu ile ilgili mailleşmelerde ya da banka iletişimlerinde kullanabilirsiniz. Ancak markanızın belli bir empati sağlaması için daha yumuşak kapanış sözcükleri seçebilirsiniz. Mailinizin bitişinde imza kısmının yer almasına özen gösterin. E-posta imzası mailinize profesyonel bir hava katacaktır. Bitişlerde yer vereceğiniz bu imza sonrasında “İphone’umdan gönderildi” gibi telefon kullanımlarında gelen otomatik mesajları silmeyi unutmayın. Bu aslında bir yazım hatası gibi gözükebilir ve yine amatör bir görünüm oluşturabilir. Aynı zamanda özensiz bir mail anlamına da gelebilir.
Kurumsal Mail Başlıkları Nasıl Seçilmelidir?
Kurumsal mail başlığı seçerken dikkat etmeniz gereken en önemli noktalardan biri başlığın kısa ve çarpıcı olmasıdır. Araştırmalara göre insanlar kendilerine hitap eden başlıkları açmaktadır. Bu başlıklar kısa ve öz olduğu zaman, hızlıca geçen mesai vaktinde en çok vakit ayrılan mailler olabilmektedir. Kurumsal mailler proje bazlı olabilir, şirket içi yazışmalarda bir işin tamamlanma sürecinden bahsediyor olabilir. Mailin ne üzerine olduğu başlık kısmında açık ve net kelimelerle belirtilmelidir.
Kurumsal Mail Hazırlarken Nelere Dikkat Etmek Gerekir?
Kurumsal mail hazırlanırken dikkat edilmesi gereken en önemli noktalardan biri mailin profesyonel görünüşüdür. Bunun için doğru konu başlığı kullanımları, içerikteki doğru bilgi akışı, hitap şekli ve harekete geçirici kapanış cümleleri oldukça büyük önem tutar. Mailin sonuna profesyonel imza olarak e-posta imzanızı eklemeyi unutmayın.
HEMEN BAŞLA!
