Günümüzde gelişen ve büyüyen dünyayla beraber iletişim kurma ihtiyacımız da artıyor. Bu iletişim her zaman yüz yüze olmayabiliyor. Hepimizin gayet iyi bildiği gibi, çalışmalarımızın çoğu e-posta üzerinden yapılıyor. E-posta görgü kurallarını bilmek ve kullanmak hem öğrenci olarak hem de iş arkadaşı olarak önemli bir beceridir. Ayrıca ulaşmak istediğiniz kişiler bazı durumlarda dünyanın diğer ucunda da olabiliyor. Bu gibi durumlarda e-postayı yazarken kullandığınız dil çok önem taşıyor. Diğer bir önemli nokta da e-postayı kime yazacağınızdır. Karşınızdaki kişinin sizi yanlış anlamaması için doğru adımları uyguladığınızdan emin olun. Bunlar e-postaya başlarken alıcının doğruluğunu kontrol etmek, selamlamak, içeriği oluşturmak, sonlandırmaktır. Tabi ki bu kurallar yazdığınız e-posta türüne göre de ufak farklılıklar gösteriyor. İki çeşit e-posta türü vardır.
- Kurumsal E-Postalar,
- Bireysel E-Postalar.
Şimdi size kurumsal e-posta gönderirken işinize yarayabilecek kişileştirmeden bahsedeceğiz. Öncelikle mailinizi kişiselleştirmelisiniz. Peki bu ne işe yarıyor? Her bir müşteriye standart bir içeriği göndermektense kişiselleştirmek daha sıcak ve samimi bir iletişim sağlıyor. Kişiselleştirmeyi kullanmak, alıcı için özel olarak genel bir kelime veya kelime öbeği tasarlamayı kapsar. Çoğu insan, kişiselleştirmeyi tercih eder çünkü bu onlara kendini özel hissettirir.
Müşterinizle aranızdaki bağı kuvvetlendirmek istiyorsanız, özel içerik hazırlayın. Son araştırmalara göre e-alışveriş yapan kullanıcılar, standart mail reklam ve tanıtımlarına oranla kişiselleştirilmiş e-postalara 6 kat daha fazla ilgi duyuyor.
E-postalarınızı açık ve ilgi çekici tutmanın yanı sıra müşterilere işletmenizle etkileşim kurmaları için başka yollar da sunabilirsiniz. Paylaşabilecek içerikler yaratın. Örnek olarak; blog gönderilerinize, YouTube videolarınıza, sosyal medya hesaplarınıza ve web sitenizi bağlantı olarak ekleyebilirsiniz.
Üst Düzey Birine E-mail Nasıl Yazılır?
Bir öğretmeninize veya yöneticinize bir e-posta yazıyorsanız, konuya doğru profesyonel düzeyde yaklaşmanız gerekir. Elbette bu, bir e-postanın tamamını resmi bir şekilde doldurmak anlamına gelmez. Resmiyet ve nezaketten tamamen ödün vermeden devam edin, ancak en önemli bilgilerin mektubunuzun başında vermeye çalışın ki okuyan kişi sıkılmasın. Mesajınızı iletmeden önce gereksiz ifadelerle konuşmayı uzatmayın. Bir merhaba ile başlayın ve doğrudan konuya girmeniz en doğrusu olacaktır.
Arkadaşa E-mail Nasıl Yazılır?
Öncelikle iyi ilişkiye sahip olduğunuz bir arkadaşınıza e-posta gönderiyorsanız, daha dostça ve daha az resmi bir yaklaşım benimseyebilirsiniz. Fakat daha önce hiç karşılaşmadığınız birine e-posta gönderiyorsanız, e-postayı şaka veya gayri resmi bilgilerden uzak tutun. E-mailinizi göndermeden önce, yazım, noktalama, dilbilgisi veya sözdizimi gibi hatalarını kontrol etmek için zaman ayırın. Ve sonra da nazik bir şekilde e-postanızı sonlandırın. Yollamaya hazır! İşte aslında bu kadar basit.
Bir Marka İçin Nasıl E-mail Yazılır?
Markalardan ya da e-ticaret sitelerinden gelen ve e-mail kutunuzu dolduran bütün mailleri düşünün. Aslında hepsinin içinde geçen bazı sihirli sözcükler vardır. Hiç dikkatinizi çekti mi? İNDİRİM! Bu kelime onlardan biri. Ve daha fazlası… Kampanya, fırsat, hoş geldiniz gibi. Aciliyet, gizem, güncellik, alaka düzeyi vb. çağrışımlar yapan kelimeler kullanarak da alıcının dikkatini çekin. Yani aslında marka adına atılacak tüm maillerde bu tarz söylemler kullanmak müşteriyi önemli hissettirir ve markaya\firmaya çeker.
Yukarıda da bahsettiğim aranızdaki bağı kuvvetlendirmek için bu yöntem bire bir. Ayrıca alakalı bağlantılar ekleyin. Köprü eklediğinizde çalıştığından emin olun. Teşekkür ederek bitirmek de büyük önem arz eder.
Teşekkür etmekten bahsetmişken e-maillerin sonuna ekleyebileceğiniz ve mailinizi zengin gösterecek bazı ifadelere bakalım:
- Ricada bulunacaksanız, Rica Ederim. Ya da Şimdiden teşekkür ederim.
- Bilgilendirme mailinde, Bilginize…
- Resmi bir mail gönderiyorsanız, Saygılarımla veya İlginiz için teşekkürler ederim. Veya Değerlendirmelerinizi rica ederim.
- İş arkadaşlarınıza göndereceğiniz bir mailde, İyi Çalışmalar… veya Keyifli Çalışmalar… veya Yardımın için teşekkür ederim… veya Şimdiden teşekkür ederim.
- Yakın arkadaşınıza mail atıyorsanız, Kendine dikkat et… veya Görüşmek üzere… veya En yakın zamanda görüşmek üzere…
- E-mailinizi İngilizce yazıyorsanız…Thanks, Best Regards, Thank you for your time, Thank you for your interest, Respectfully yours ile bitirmek işinize yarayabilir.
Gördüğünüz gibi, amaç ne olursa olsun, açılış ve kapanış aşamalarında etik kurallara uyulmalıdır. Üst ve ast ilişkiler önemli olmalı ve hoşgörü, saygı ve sevgiden asla ödün verilmemelidir.
Etkili E-Posta Yazmak için İpuçları
- Alıcının Doğruluğundan Emin Olmak:
Mailinizi yazmaya başlamadan önce her zaman ilk adım olarak doğru kişiye gönderip göndermediğinizi kontrol edin. Bir harfin ve sayının farklı olması durumunda, özenerek yazdığınız mailiniz başka birine gidebilir. Ayrıca mailde size kolaylık sağlayacak bazı alternatif yollar vardır. Karbon Kopya dediğimiz CC ve Kör Karbon Kopya olan BCC sizi, mail atarken ekstra zaman harcamaktan kurtarıyor.
Örneğin, potansiyel bir müşteriye bir proje teklifi ile e-posta gönderdiğinizi varsayalım. E-posta döngüsünde kalmaları için e-postanızın bir kopyasını yöneticinize göndermek istiyorsunuz. Bu durumda, müşteri adayının e-posta adresini Birincil Alıcı alanına ve yöneticinizin e-posta adresini CC alanına girersiniz.
Bununla beraber, CC ve BBC’nin kullanımında ve çalışmasında büyük bir fark vardır. Bir e-postada birisini CC’ ye eklediğinizde, birincil alıcı ve CC alanı alıcısı birbirlerinin e-posta adreslerini görebilir. Yukarıdaki örnekte, potansiyel bir müşteri, yöneticinizin e-posta yoluyla CC’ de olduğunu görebilir. Bundan kaçınmak için şöyle ki karbon kopyanın alıcısının gizli tutulmasını istiyorsanız BCC alanını kullanın. Böylece ilgili tüm e-posta adresleri gizli tutulur.
- Selamlama:
Bir e-posta yazarken, ilk satırda doğrudan isteğinize atlama dürtüsüne karşı koyun. Bunun yerine, uygun bir selamlama ile başlayın. Bu sosyal incelik, sizin alıcıyla bağlantı kurarken profesyonel bir izlenim bırakmanıza yardımcı olabilir. Uygun formalite seviyesinden yararlandığınıza emin olun. Örneğin karşınızda bir öğretmen varsa laubali söylemlerden kaçının.
- İçeriği Oluşturmak:
Konu satırlarınız 50 karakterden az olmalıdır. Bundan daha uzun bir konu satırı girdiğinizde, özellikle mobil e-posta istemcilerinde onu ön izleyen kişiler konu satırınızın tamamını göremeyebilir. Çoğu insan gelen maili ilk seferde telefonundan okuyor. Kesin ve harekete geçirici bir mesajınız olduğundan, içeriğin ilgi uyandırıcı olduğundan ve bağlantılarınızın tümünün doğru çalıştığından emin olun. Kötü veya uyumsuz, alakasız bir başlık seçmek mailinizin daha okunmadan silinmesine yol açabilir. Spam gibi görünebilir.
Ek olarak konu satırına ve metin uyumuna dikkat edin. Kendinizi düşünün. Çok uzun bir e-postayı okumak istemezsiniz ve sıkılırsınız, öyle değil mi? Bunu aklınıza getirin ve e-postanızı yazarken uzun ve karmaşık cümleler kullanmamaya özen gösterin.
- Sonlandırma:
Bir e-postayı nasıl bitirdiğiniz, nasıl başladığınız kadar önemlidir. Çünkü alıcı üzerinde kötü bir izlenim bırakmak istemezsiniz. Örneğin, kişiyi iyi tanımadığınızda “Sevgili, [AD]” kullanmak kötü bir tavsiyedir. Bu, bir iş e-postası için uygun bir biçim değildir.
E-mailinizi bitirirken alıcıyı harekete geçirici cümleler sarf etmek sizin yararınıza olabilir.
- Sizden haber bekliyorum.
- Uygun olduğunuzda lütfen bana haber verin…gibi cümleler yerinde olacaktır.
Zaten bu kişiyle uzun süredir gönderimde bulunuyorsanız nasıl bitirdiğiniz çok da önemli olmayabilir. Teşekkür yeterlidir. İşte artık e-mail yazmakta ustasınız! Dünyada her gün milyarlarca e-posta alışverişi yapılıyor. Bu nedenle, profesyonel e-posta formatlarını nasıl kullanacağınızı anlamanız, e-postaları kısa tutmanız ve amacınızı hedef alıcılarınıza net bir şekilde iletmeniz çok önemlidir.
HEMEN BAŞLA
