E Mail otomasyonu özetle dijital iletişimin temel olarak alındığı en gözde mecralardandır. Bu otomasyon temel olarak gelecek spesifik bir zamanda, spesifik bir kişiye veya topluluğa e mail gönderme eylemidir. Bu otomasyon sistemi genel olarak pazarlamacılara amaçlanan mesajları planlamaları noktasında olanak tanır. Aynı zamanda kullanıcıların web siteleri üzerinden işlemler yaptıklarında bunları gönderebilmelerini de sağlar. Bu otomasyon sistemi potansiyel alıcıları ve müşterileri artırabilmek için oldukça önemli ve etkili bir yöntemdir. Tüm bunların yanında yeni müşteriler sağlanan etkileşim ve eski müşteriler ile iletişim kurma amacı ile de e mail otomasyonu çok önemlidir. Eski müşteriler ile kurulan iletişim hem markayı hatırlatmak hem de onlara yeni meydana gelen promosyon ve fırsatlar açısından bilgi verme açısından önem arz eder.
Günümüz dünyasında hemen hemen herkes e mail otomasyonuna maruz kalıyor. Örnek vermek gerekirse bir web sitesine giriliyor, üye olunuyor ve ardından hemen otomail e mail geliyor. İşte bu tam olarak da bu otomasyon sistemi tarafından yönlendirilen bir maildir. Bu mailin size ulaşımı tamamen sistem tarafından sağlanmaktadır. Bunun yanında bir diğer e mail otomasyonu çeşidi daha vardır. Bu çeşit de belirli tarihlerde belirli kişilere belirli mailleri gönderme üzerine kuruludur. Bunlar hatırlatma mailleri olabilir. Örneğin faturalar, abonelikler, kredi kartı ekstreleri, abonelikler, kampanyalar bu maillere örnek olarak gösterilebilir. Birçok şirketin milyonlarca müşterisi vardır. Ve bu şirketlerin bütün bu müşterilerine tek tek mail atmaları mümkün değildir. Bu sebeple şirketler e mail otomasyonunu tercih etmektedirler. Bu otomasyon ile şirketler tüm müşterilerine saniyeler içerisinde ulaşabilmektedir. Üstelik buna yalnızca büyük şirketler de başvurmazlar. Bu otomasyon sistemini küçük ve orta ölçekli işletmeler de oldukça rahat bir şekilde kullanabilir. Bu otomasyon yazılımları şirketlere müşteri ilişkileri alanında çok büyük faydalar sağlar.
E Mail Otomasyonu Bulunmadığı Durumlar
Şirketlerde e mail otomasyonu sistemlerinin bulunmamasının belli başlı büyük dezavantajları vardır.
- Web sitesi üzerinde müşterilerin iletişim sağlayabilmesi için bir form yer almaktadır. Müşteri bu formu doldurarak şirkete yollar. Ancak otomasyonun olmadığı durumlarda, formun doldurulmasının ardından e maile yanıt verecek çalışanların bunu unutması gayet olasıdır. Bunun yanında çalışanlar bunu gözden de kaçırabilir. Ancak aynı zamanda potansiyel müşteri de mutlaka cevap beklemektedir. Bu durum da müşteriye mailinin ulaşıp ulaşmadığı konusunda huzursuzluk yaratacaktır.
- Muhasebe şirketleri mutlaka her ay müşterilerinin alış ve satış faturalarına ulaşmak zorundadır. Bu şirketler her ay yüzlerce müşteriye bu doğrultuda mail atarlarsa çok büyük bir zaman kaybı yaşarlar. Bu sebeple de bir çok problem ve hata meydana gelmektedir.
- Hatırlatma mailleri genellikle haftalık ve aylık olarak atılır. Şirket çalışanlarının manuel olarak tüm bunlara yetişebilmesi imkansızdır. Aynı zamanda bu durum şirketlere ciddi maliyetler çıkarmaktadır.
- Düzenli bir biçimde gündemde popüler olarak yer alan ehemmiyetli konuların hatırlatmalarının yapılması çalışanlar açısından hem mental hem de fiziksel yorgunluklar meydana getirebilir.
- Gönderilmesi unutulan veya gönderilse bile yanlış zamanlarda yanlış kişilere gönderilen mailler firmaları zarara sokabilmektedir. Aynı zamanda bu hatalar personel motivasyonunu da düşürür ve bu durum da firmaları zarara sokar.
E Mail Otomasyonu Bulunduğu Durumlar
Şirketlerde e mail otomasyonlarının olmasının avantajları ise şu şekildedir;
Bültene kaydolan veya web site üzerinde form dolduran müşterilere gönderilen e postalar müşterilere hem güvence verir hem de ilişkilerin ilerlemesine olumlu katkılarda bulunur.
- E postaların açılması ve okunurluk oranları da burada çok önemlidir. Bunlar yükseltilmek isteniyorsa e mail otomasyonu ile müşterilerin bulundukları konumların saat dilimleri ayarlanabilir. Bu sayede de mailler müşterilere uygun saatlerde gönderilmiş olur.
- Spesifik müşteriler amaçlanarak ve belirlenerek yalnızca onlara özel e mailler atılabilir. Bu sayede müşterilerden daha sağlıklı geri dönüşler alınabilir. Örnek vermek gerekirse İzmir’de verilecek bir konferans için İzmir’deki müşteriler hedeflenerek hem bilgilendirme hem de hatırlatma mailleri atılabilir.
- E mail otomasyonu ile firmaların mail gönderme için ayırdıkları vakitler oldukça azaltılır. Bu sayede de şirketler çalışma hacimlerini başka alanlara yönlendirebilir. Ve verimlerini artırabilir.
- Haftalık ve aylık olarak gönderilecek standart maillerdeki hata oranları, e mail otomasyonu sayesinde oldukça düşer. Bu sayede de müşteri kazanma oranları yükselir. Aynı zamanda mevcut müşteriler ile olan iletişim de yukarı ivmelenir.
- Hem mevcut hem de potansiyel müşterilere düzenli mailler atılması, onlara kendilerini değerli hissettirir. Bu sayede de bu müşteriler herhangi bir gereksinim ve ihtiyaç anında ilk olarak bu firmaları tercih eder.
- E mail otomasyonları aynı zamanda müşterilere e mail aboneliklerinden istedikleri zaman çıkmalarına olanak sağlar. Bu sayede de müşteriler kendilerini zorla mail alıyormuş gibi hissetmezler. Bu sistem müşterilerin kendi talep ve istekleri doğrultusunda bilgilendirildikleri ve mail aldıkları hissiyatını doğurur. Bu durum dolaylı olarak şirkete karşı duyulan saygıyı artırır. Bu sistem ile şirket ve şirketin yaptığı işler ile ilgilenen kimseler mail otomasyonu içinde kalırken, ilgilenmeyen kişiler de aboneliklerden çıkacaktır. Bu durum şirketleri gerçek müşterilere yönelterek şirketler açısından zaman kaybını azaltır.
Hangi Alanlarda E Mail Otomasyonu Kullanır
E mail otomasyonu sistemleri ve yazılımları temel olarak en çok pazarlama alanında kullanılmaktadır. Pazarlama departmanları genellikle müşterileri bilgilendirme üzerine çalışmaktadır. Bu departmanlar belli tarihlerde belli kişilere ürünler ile ilgili tanıtıcı mailler atarlar. Bu mailler güncelleme, hatırlatma, tanıtım ve kampanya gibi içeriklerde veya bunlara benzer daha birçok farklı konuda olabilmektedir. Buradaki asıl amaç hem mevcut hem de potansiyel müşterilere bilgi sağlamaktır. Tüm bunlar e mail otomasyonu ile yapıldığında atılan mailleri kaç kişinin açtığı ve kaç kişinin o mailler ile ilgilendiği şeklindeki istatistikler görülebilir. Bu sayede de bir dahaki mail gönderimlerinde müşterileri tanımayı ve şirketlerin çalışma potansiyellerini daha doğru yönlendirmelerini sağlar. Otomasyon sistemleri kullanılmadan atılan mailler üzerinde analiz yapabilmek neredeyse imkansıza yakındır.
E mail otomasyonu süreçleri aynı zamanda satış departmanlarında ve şirketlerin satış yapma aşamalarında da kullanılmaktadır. Şirketlerin satış süreçlerinde birçok farklı aşama vardır. Bunlar ilk görüşme, toplantı ardından gelecek olan teklif ve bu teklife karşılık olarak verilecek olan yanıt olarak belirtilebilir. Tüm bu süreçlerin takibinin manuel olarak yapılması şirketlere önemli ölçüde zaman kaybettirmekte ve maliyet yaratmaktadır. E mail otomasyonu çok önemli bir yardımcı olarak bu konuda da şirketlere ve çalışanlara avantajlar sağlamaktadır. İstenilen müşterilerin listeleri, mailleri ve iletişim bilgileri bu e mail otomasyonu sayesinde kolaylıkla ulaşabilir durumdadır.
Aynı zamanda e mail otomasyonu ile satış departmanlarınca yapılan ve ulaşılan teklifler çok pratik bir şekilde kategorize edilebilmektedir. Bu teklifler gerek tarihlerine gerek ise müşteri tipine göre kategorilere ayrılabilir. Tüm bunların yanında e mail otomasyonlarında bunlara benzer birçok farklı filtre de bulunmaktadır. Bu sayede hem şirketler hem de departmanlar vakit kaybı yaşamadan çalışmalarını sürdürebilmektedir. E mail otomasyonlarının satış departmanlarına sağladığı bu faydalar sayesinde de satışlar artmakta ve şirketlerin karlılık oranları ciddi oranda yükselmektedir.
HEMEN BAŞLA
